Quantas propostas por semana seu time realmente consegue fazer?

Para estimar quantas propostas o time comporta por semana, compare a carga de trabalho de cada etapa com as horas disponíveis para executá-la. Use as taxas de passagem observadas para calcular quantas oportunidades chegam a cada fase. A etapa que esgota suas horas primeiro limita o aumento da entrada.

Essa conta é diferente da capacidade de entrega depois da venda, tratada em capacidade operacional antes de vender, e também do cálculo de headcount para uma meta, que aparece em tamanho do time comercial para meta. Aqui o foco é só a fase de venda: reuniões, diagnóstico e elaboração de proposta.

Comece pelas etapas e pelas horas disponíveis

A Salesforce descreve um pipeline típico com etapas como qualificação, conversa comercial, proposta e negociação, e recomenda que cada etapa tenha critérios claros de saída. Vale adotar a ideia: só dá para medir horas por etapa se todos concordarem sobre o que significa estar nela. A partir dessa divisão em etapas, propomos calcular a carga em horas, como no exemplo hipotético abaixo.

Para cada etapa, anote duas coisas. A primeira é o tempo médio de trabalho por oportunidade, incluindo preparação, reunião e registro. A segunda é quantas horas por semana as pessoas que executam aquela etapa realmente têm para ela, descontando reuniões internas, entrega e imprevistos. Use uma janela recente e curta, como as últimas oito semanas, e anote qual foi.

Use a taxa de passagem observada, com cautela

A taxa de passagem é a parcela de oportunidades que sai de uma etapa e entra na seguinte, dentro da mesma janela e do mesmo grupo. Misturar tipos de cliente ou períodos distintos distorce o resultado. Ela descreve o que aconteceu, não prova por que aconteceu, e muda se a qualidade da entrada mudar.

No exemplo hipotético, suponha que entrem 20 oportunidades por semana, que 50% passem para reunião de diagnóstico e 40% dessas cheguem à proposta. Seriam 10 diagnósticos e 4 propostas por semana. Se cada diagnóstico leva 2 horas e cada proposta 5 horas, a carga é 20 horas de diagnóstico e 20 horas de proposta.

Nesse exemplo, a proposta já excede as horas disponíveis, mesmo sem aumento de entrada. O gargalo não está onde parece à primeira vista, e só aparece quando as etapas são comparadas na mesma unidade: horas por semana.

Simule +30% de entrada sem contratar

Com 30% a mais, as 20 oportunidades viram 26. Mantidas as mesmas taxas, são 13 diagnósticos (26 h) e 5,2 propostas (26 h). Diagnóstico passa de 24 h e proposta chega a 26 h contra 18 h disponíveis. A simulação assume que as taxas não mudam, o que é uma hipótese: oportunidades mais apressadas ou menos qualificadas podem passar menos.

Com o resultado, compare as alternativas antes de pensar em contratar:

• Padronizar a proposta com modelos, se o tempo por item cair sem perder adequação ao cliente.
• Qualificar melhor antes do diagnóstico, para reduzir a carga nas etapas seguintes.
• Mudar quem executa a etapa, se houver horas livres em outra função.
• Limitar a entrada ao que a etapa limitante comporta, enquanto as outras medidas são testadas.
• Contratar, quando o déficit de horas persistir mesmo após os ajustes e a demanda se mantiver.

Como usar a planilha na prática

Monte uma linha por etapa, com horas por item, taxa de passagem observada, horas disponíveis e carga calculada. Acrescente uma célula para o percentual de aumento da entrada e deixe o gargalo destacado automaticamente. Atualize a cada quatro semanas e registre a janela usada, para não comparar períodos diferentes sem perceber.

Comece levantando as horas reais de uma única etapa, a de proposta, durante duas semanas, e compare com as horas que o time tem para ela. Só depois decida se o próximo investimento é em entrada de oportunidades, em processo ou em gente.