A operação suporta o que você está prestes a vender?

A resposta curta é: depende de qual função da entrega fica sem horas primeiro. Uma operação costuma suportar um volume novo até o ponto em que a função mais apertada (a que todo contrato precisa atravessar) chega ao limite. Somar as horas livres da empresa inteira dá um número confortável e quase sempre enganoso.

O que segue é um método de trabalho proposto aqui, não um padrão de mercado e não um benchmark. Ele não pressupõe nenhuma produtividade típica: usa só os dados da sua própria operação, e você consegue conferi-los em uma planilha.

A conta certa usa horas, por função e por período

Para cada função da entrega (por exemplo, atendimento, execução técnica, revisão, gestão de projeto), defina um período, como o próximo mês ou o próximo trimestre, e calcule:

capacidade livre da função = horas disponíveis no período − horas já comprometidas − folga declarada

As horas disponíveis já devem descontar férias, reuniões internas e outras restrições conhecidas. As comprometidas incluem contratos em andamento, retrabalho que você já espera e compromissos assumidos mas ainda não iniciados. A folga declarada é uma reserva que você decide manter para imprevistos, e vale escrevê-la como número, para que ela não vire horas livres por esquecimento.

Um cuidado de unidade: o resultado está em horas. Não faz sentido subtrair uma quantidade de projetos de horas. Para saber quantos contratos novos cabem, divida a capacidade livre da função pelas horas que um contrato novo costuma exigir dessa função, medidas na sua própria operação, e só então chegue a uma quantidade.

Um exemplo hipotético para ver a mecânica

Os números abaixo são inventados, só para mostrar a conta, e não representam nenhuma empresa. Considere um mês e uma operação com três funções.

Se um contrato novo exigisse 20 horas de execução, 8 de revisão e 10 de gestão no mês, a execução comportaria um contrato e meio, a revisão quatro contratos completos e a gestão quatro. O limite é um contrato, porque a execução é a função limitante. Somar as 105 horas livres não resolve o limite da execução técnica: horas de revisão não substituem automaticamente as horas dessa função.

A tabela vale apenas para este mês hipotético. Com outro período, outra composição de equipe ou contratos de duração diferente, a conta muda e precisa ser refeita.

Como usar o resultado na decisão de vender

O gargalo indica o que precisa mudar antes de ampliar a venda, mas não diz sozinho qual caminho escolher. Algumas possibilidades: contratar ou treinar para a função limitante, redesenhar o escopo para reduzir as horas dela por contrato, escalonar o início de novos clientes ou limitar a venda a um teto temporário. Cada uma tem custo e risco próprios, e a escolha depende da sua margem e do prazo que você consegue esperar.

Duas ressalvas ajudam a não ler demais a conta. Primeiro, as horas por contrato são estimativas e podem variar muito entre clientes, então vale revisá-las com dados de entregas recentes. Segundo, a capacidade livre de um mês não diz nada sobre meses seguintes, em que contratos atuais terminam ou se renovam.

Esse raciocínio complementa duas outras decisões. Se a dúvida é gerar mais demanda, o texto sobre dobrar a verba de leads trata dessa etapa. Se o gargalo aponta para ampliar a equipe, vale comparar agência ou time interno com os números da sua função limitante em mãos.

Exercício para esta semana

1. Liste as funções que todo contrato atravessa, na ordem em que acontecem.
2. Preencha, para o próximo período, horas disponíveis, comprometidas e folga de cada uma.
3. Estime as horas que um contrato novo típico exige de cada função, usando as últimas entregas como base.
4. Identifique a função limitante e quantos contratos ela comporta.
5. Compare esse número com a meta de vendas e decida: ajustar a meta, a entrega ou o ritmo de início.