Dados e vendas
Sales Ops: o que faz e quando tirar tarefas do vendedor
Antes de contratar, vale mapear quais tarefas administrativas ocupam o vendedor e quem deveria assumi-las. Um inventário simples ajuda a decidir se o próximo investimento é uma pessoa, um processo ou nada ainda.
Sales Ops, ou operações de vendas, é a função que cuida dos sistemas e dos processos por trás da venda, para que o vendedor use o tempo conversando com clientes. Para saber se vale tirar tarefas do vendedor e entregá-las a alguém, a pergunta útil é simples: quais atividades administrativas hoje ocupam o time comercial, e quem faria isso melhor?
O que Sales Ops costuma cobrir
A Salesforce, em seu guia sobre enablement, descreve operações de vendas como a área responsável por administração do CRM, desenho de territórios, previsão de vendas, remuneração e relatórios. Na mesma fonte, enablement cuida de treinamento, orientação e conteúdo para o vendedor. A distinção ajuda a separar o suporte ao processo da preparação de quem vende.
Essa distinção ajuda o dono a não misturar problemas. Se o time vende mal porque não domina uma conversa de preço, o caminho é treinamento. Se o time perde horas atualizando cadastro, montando propostas do zero e preparando planilhas para a reunião de segunda, o problema é de operação. Cada um pede uma solução diferente, e contratar para um quando o outro é o gargalo costuma frustrar.
Em empresas de serviços e SaaS pequenas ou médias, é comum que ninguém tenha o título de Sales Ops e as funções existam de forma espalhada. Isso não é um defeito por si só. A questão é se o custo dessa dispersão já pesa sobre quem vende.
Um inventário para decidir o que sai do vendedor
Uma forma de avaliar é fazer um inventário por duas semanas, com cada vendedor listando as tarefas que não são conversa com cliente. A estimativa de tempo pode ser aproximada, desde que a janela e o grupo estejam claros (por exemplo, horas por semana, por vendedor). Esta é uma proposta de trabalho, não um padrão.
| Tarefa | Tempo semanal estimado | Quem faz hoje | Quem deveria fazer | Pode ser padronizada? |
|---|---|---|---|---|
| Atualizar etapas e dados no CRM | Preencher | Vendedor | Vendedor (o essencial) e operação (limpeza) | Em parte |
| Montar proposta comercial | Preencher | Vendedor | Operação, com modelo aprovado | Sim, se houver modelo |
| Relatório semanal para a gestão | Preencher | Vendedor ou gestor | Operação | Sim |
| Cadastro de contratos e dados de faturamento | Preencher | Vendedor | Operação ou financeiro | Sim |
| Ajuste de metas, territórios e comissões | Preencher | Dono ou gestor | Operação, com decisão do dono | Parcial |
Nem tudo deve sair do vendedor. Registrar o resultado de uma conversa logo após ela costuma ser mais fiel quando feito por quem esteve lá. O que tende a fazer sentido transferir é o que não depende do contato com o cliente, como formatação, consolidação e conferência.
Gatilhos para designar alguém
A quantidade de vendedores, sozinha, não decide a contratação. Confira os sinais abaixo no inventário para saber quais tarefas precisam de um responsável:
- As propostas atrasam ou saem em formatos diferentes porque cada vendedor monta a sua.
- O relatório da reunião comercial é refeito à mão e os números mudam conforme quem o prepara.
- O CRM tem dados incompletos e ninguém é responsável por corrigi-los.
- O gestor comercial gasta mais tempo organizando informação do que acompanhando negociações.
- Vendedores relatam, no inventário, que tarefas administrativas disputam espaço com conversas que gostariam de ter.
Um exemplo hipotético: numa empresa de serviços com quatro vendedores, o inventário mostra que três deles montam propostas manualmente toda semana. Antes de contratar, o dono pode criar um modelo único e designar um responsável parcial, como um assistente com algumas horas dedicadas. Se o volume continuar crescendo e o modelo não der conta, aí o argumento por uma função própria fica mais sólido.
Ferramenta, pessoa ou ajuste de processo
Nem todo gatilho pede uma contratação. Às vezes a tarefa some com um modelo melhor ou com automação, tema que desenvolvemos em automação de vendas: quando vale a pena. Se o dilema envolve o tamanho da equipe em relação à meta, vale também ler tamanho do time comercial para a meta.
Priorize no inventário as tarefas que mais consomem horas e não exigem contato com o cliente. Algumas podem ser padronizadas ou automatizadas; outras precisam de um responsável. Depois dessa separação, compare o custo de uma pessoa dedicada com o tempo que o time recuperaria.
